Ενημέρωση για SPAM e-mails & BLACKLIST

Oδηγίες για καλή χρήση των emails

To τελευταίο διάστημα και με την συνεχώς αυξανόμενη χρήση των υπολογιστών και της τηλεργασίας, έχουν παράλληλα αυξηθεί και οι ηλεκτρονικές απάτες κάθε είδους. Πρέπει να παραδεχτούμε ότι οι «απατεώνες» είναι ιδιαίτερα ευρηματικοί και αναβαθμίζονται με μεγάλη ταχύτητα.
Για να μπορέσουν λοιπόν να βρουν τα κατάλληλα θύματα και να εξαπλώσουν την «δουλειά τους» χρησιμοποιούν όλους εμάς, δηλαδή τους υπολογιστές μας, τα κινητά, τα tablet και τα email μας.
Για αυτό τον λόγο οι διεθνείς οργανισμοί που ασχολούνται με την κυβερνοασφάλεια συνεχώς αναβαθμίζουν τα πρωτόκολλα ασφάλειας. Υπάρχουν πολλές και διαφορετικές τέτοιες βάσεις δεδομένων (BLACL LIST). Κάποιες είναι πολύ αυστηρές ως προς την ανοχή τους στο spam (π.χ Spamhaus) και κάποιες πιο χαλαρές (π.χ. Truncate, Lashback).

Όταν στέλνετε ένα οποιοδήποτε email σε φίλους, συνεργάτες, προμηθευτές, πελάτες σας, τότε αυτόματα οι μεγαλύτεροι πάροχοι email όπως το Gmail, Hotmail, Yahoo, καθώς και σωστά διαμορφωμένοι και μεμονωμένοι email server (όπως ο δικός μας), ελέγχουν διάφορα τεχνικά σημεία, που αφορούν την IP αποστολής, το domain name του email αποστολής (π.χ. @emailsystem.gr) και φυσικά το ίδιο το email του αποστολέα (π.χ. newsletter@emailsystem.gr).
Θα έχετε ακούσει τις φράσεις “ΕΙΣΑΙ ΣΕ ΜΑΥΡΗ ΛΙΣΤΑ”, “ΕΙΣΑΙ ΜΠΛΟΚΑΡΙΣΜΕΝΟΣ”, “ΕΙΣΑΙ BLACKLISTED”.
Θα πρέπει να γνωρίζετε ότι όλες καταλήγουν στο ίδιο συμπέρασμα. Ουσιαστικά, η μαύρη λίστα είναι μια βάση δεδομένων η οποία λειτουργεί και ενημερώνεται σε πραγματικό χρόνο. Κρατάει πληροφορίες από τα IPs και τα domains τα οποία φαίνεται να στέλνουν spam!

Οπότε αν η IP μας ή το Domain βρεθεί σε μια τέτοια λίστα αυτό σημαίνει ότι δεν μπορούμε να στείλουμε ή να λάβουμε e-mails, αυτά ίσως να πηγαίνουν στο φάκελο SPAM, ή ακόμα χειρότερα μπορεί να “πέσει” η ιστοσελίδα μας και ο mail server επειδή ο πάροχος θεωρεί ότι εσκεμμένα είμαστε Spamers !!

Πως να μην χαρακτηριστεί το email μου spam !

1. Από το επαγγελματικό μας mail ΔΕΝ στέλνουμε πλέον πολλαπλά μηνύματα, ειδικά όταν το ίδιο μήνυμα έχει πολλούς παραλήπτες. Για τέτοιου είδους ενέργειες χρησιμοποιούμαι πλέον ειδικές πλατφόρμες όπως το Mailchimp κλπ.
2. ΔΕΝ στέλνουμε μαζικά (πολλά emails μέσα στην ίδια ώρα) ακόμα και με διαφορετικό περιεχόμενο ειδικά αν αυτά περιέχουν και συνημμένα.
Οι σωστοί πάροχοι πλέον δεν επιτρέπουν την αποστολή περισσότερων από 15-20 mails/ώρα από ένα συγκεκριμένο e-mail.
3. Ενδέχεται να ανοίξουμε ένα μολυσμένο e-mail ή κάποιο συνημμένο το οποίο θα λειτουργήσει ως spam trap. Αυτό λειτουργεί σαν ένα είδος παγίδας όπου γνωστά σας e-mail φαίνονται εκ’ πρώτης όψεως σωστά αλλά έχουν σκόπιμα πολύ μικρά ορθογραφικά λάθη όπως yahho.com αντί για yahoo.com κλπ. Αυτά μολύνουν τον υπολογιστή μας και χωρίς να το ξέρουμε χρησιμοποιούν το email μας για να στέλνει μαζικά emails
4. Να μην έχουμε υψηλό bounce rate, δηλαδή πολλά επιστρεφόμενα e-mails που δεν κατάφεραν να παραδοθούν για διάφορους λόγους, π.χ. μεγάλο μέγεθος περιεχομένου.
5. Όσον αφορά τα Newsletter της ιστοσελίδας σας να μην έχετε υψηλό Spam complaints, που σημαίνει ότι αρκετοί από αυτούς που γράφτηκαν στο Newsletter σας δεν έχουν σαφή τρόπο να αλλάξουν τον κωδικό τους όταν χρειάζεται, να ελέγξουν την εγγραφή τους ή να αποχωρήσουν εύκολα από τις λίστες σας.
6. Αποφύγετε να αγοράζετε έτοιμες λίστες με email.
7. Να χρησιμοποιείτε τη διαδικασία double opt-in για την εγγραφή νέων χρηστών στο newsletter σας.

Τί γίνεται αν το email μου μπει σε Blacklist;

Υπάρχουν κι άλλες αιτίες ή συνδυασμοί των παραπάνω αλλά το ερώτημα είναι ένα.
Μπορώ εύκολα να βγω από μια Μαύρη Λίστα και αν ναι, τι χρειάζεται για να μην βρεθώ σε αυτή ?
Η απάντηση για το αν εύκολα μπορούμε να βγούμε από μια μαύρη λίστα είναι περίπλοκη.
Η διαδικασία καμιά φορά είναι χρονοβόρα σε κάποιες περιπτώσεις δαπανηρή και καμιά φορά ανέφικτη!
Αυτό σημαίνει ότι ενδέχεται να χρειαστεί να αλλάξουμε IP που σημαίνει επικοινωνία με τις τράπεζες για τα e-shop και σε οποιονδήποτε άλλο φορέα πιθανόν να έχουμε δηλώσει την IP μας. Κάποιες φορές σπανιότερα μπορεί να “χάσουμε” και το ίδιο το Domain.

Μέτρα προστασίας

1. Φροντίζουμε αρχικά να έχουμε τις σωστές ρυθμίσεις στο mail server που μας φιλοξενεί.
2. Να έχουμε σωστή συμπεριφορά χρήσης της ιστοσελίδας μας.
3. Να έχουμε σωστή συμπεριφορά χρήσης των επαγγελματικών μας e-mails.
4. Να έχουμε Antivirus στον υπολογιστή και το κινητό μας και γενικά στις συσκευές που χρησιμοποιούμε και αν γίνεται και Antimalware.
5. Να αποφεύγουμε επικίνδυνες ιστοσελίδες και μηνύματα για τα οποία έχουμε αμφιβολίες.
6. Επίσης για τη αποστολή μαζικών emails χρησιμοποιούμε ειδικές πλατφόρμες.

Για περισσότερες πληροφορίες επικοινωνήστε μαζί μας και θα χαρούμε να σας βοηθήσουμε.

Βασίλης Ζιώγας
Τεχνικός Η/Υ και Δικτύων

www.noesisolon.gr
info@noesisolon.gr
Tηλ.: 2114153082
Κιν. 6974805346